Pedoman Admin

Portal PPID Kabupaten Mandailing Natal

Manajemen Profil Unit

Identity & Organizational Structure

01. Update Struktur & Website (Tentang OPD)

Alur Navigasi Navbar:

1 Klik menu PROFIL pada Navbar Atas.

2 Pilih sub-menu Tentang OPD.

3 Cari nama unit Anda di daftar, lalu klik tombol biru KELOLA PROFIL UNIT.

Simulasi Tampilan Form:

A. Gambar Struktur Organisasi

B. Link Website Resmi

https://...

SIMPAN PROFIL UNIT

02. Update Data Pimpinan & Pejabat

Alur Akses Kelola Pimpinan:

1. Klik menu PROFIL di Navbar Atas.
2. Pilih sub-menu sesuai unit Anda:

Pejabat Daerah

Dinas / Badan / Kantor / Kecamatan

Unit Lokal

Kelurahan / Desa

3 Cari nama pejabat/unit Anda pada daftar kartu yang muncul, lalu klik tombol Oranye KELOLA PIMPINAN.

Simulasi Tab Identitas Form:

A. Nama Lengkap & Gelar *

Dr. Nama Pimpinan, M.Si

B. Foto Profil *

C. Status *

AKTIF

SIMPAN DATA PIMPINAN

Sinkronisasi Website:

Seluruh data profil yang Anda kelola melalui **Navbar Beranda** ini akan otomatis memperbarui tampilan publik. Warga dapat melihat identitas unit kerja dan profil pejabat Anda secara profesional.

Informasi Publik

Classification & Lifecycle

Mengapa Harus Diklasifikasikan?

Pedoman Standar Layanan Informasi Publik (UU No. 14/2008)

1. Informasi Berkala

Pasal 9 UU KIP - Akuntabilitas Rutin

Informasi Berkala adalah dokumen yang wajib disediakan dan diumumkan secara **rutin, terjadwal, dan berkala** (setiap 6 bulan atau 1 tahun sekali). Informasi ini merupakan cerminan kinerja keuangan dan operasional unit Bapak/Ibu dalam satu periode tertentu.

Logika: "Update & Replace"

Setiap kali ada dokumen terbaru (misal: LRA 2024), maka dokumen tersebut akan **menggantikan posisi** dokumen tahun sebelumnya (LRA 2023) di daftar utama informasi publik. Dokumen lama tidak hilang, melainkan secara sistematis beralih fungsi menjadi **ARSIP HISTORIS** agar publik fokus pada capaian terkini organisasi.

Contoh Dokumen Wajib:

Laporan Keuangan (LRA/Neraca) Rencana Strategis (RENSTRA) Rencana Kerja (RENJA) Laporan Akuntabilitas (LAKIP)

2. Informasi Setiap Saat

Pasal 11 UU KIP - Rekam Jejak Kebijakan

Informasi Setiap Saat adalah kumpulan dokumen yang **wajib tersedia dan siap diberikan** kapanpun dibutuhkan oleh masyarakat. Informasi ini mencakup produk-produk hukum, keputusan pimpinan, serta riwayat administrasi yang mendasari jalannya organisasi.

Logika: "Historis & Akumulatif"

Berbeda dengan berkala, dokumen ini sifatnya **akumulatif (menumpuk)**. Semua riwayat dokumen tetap penting dan tidak saling menggantikan posisi hukumnya secara otomatis kecuali ada pencabutan. Data tahun-tahun lama tetap berlaku sebagai bukti otentik jalannya kebijakan organisasi dari waktu ke waktu.

Contoh Dokumen Wajib:

Surat Keputusan (SK) Pimpinan Peraturan & Instruksi Daftar Aset & Inventaris Dokumen Perjanjian (MoU/Kerjasama)

3. Informasi Serta Merta

Pasal 10 UU KIP - Keadaan Darurat

Informasi yang wajib diumumkan **Seketika (Tanpa Tunda)** karena menyangkut hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum. Jika terlambat, dapat berisiko pada keselamatan publik.

Contoh: Peringatan Bencana Alam, Informasi Wabah Penyakit, Gangguan Layanan Publik Mendadak.

4. Informasi Dikecualikan

Pasal 17 UU KIP - Rahasia Negara/Pribadi

Informasi yang bersifat **Rahasia** dan tidak dapat diakses publik karena dapat mengganggu keamanan negara, hak pribadi, rahasia bisnis, atau proses hukum yang sedang berjalan.

Contoh: Data Medis Pribadi, Rahasia Militer, Dokumen Proses Penyelidikan Kepolisian.

STUDI KASUS PRAKTIS

Bagaimana Cara Saya Menentukan Klasifikasi?

Gunakan skenario di bawah ini sebagai panduan pengambilan keputusan

SKENARIO A

"Saya baru saja menyelesaikan **Laporan Realisasi Anggaran (LRA) Semester II Tahun 2024** untuk dinas saya. Di mana saya harus mengunggahnya?"

ANALISIS & KEPUTUSAN:

Ini adalah dokumen kinerja rutin tahunan. Karena bersifat update berkala, pilih klasifikasi **BERKALA**. Setelah upload, jangan lupa klik 'Check Informasi' agar data LRA 2023 otomatis terarsip.

SKENARIO B

"Kepala Dinas mengeluarkan **SK Tim Pelaksana Kegiatan** yang menjadi dasar hukum tim kami bekerja selama setahun penuh atau lebih."

ANALISIS & KEPUTUSAN:

Ini adalah produk hukum/kebijakan pimpinan yang harus siap diakses sebagai riwayat hukum organisasi. Pilih klasifikasi **SETIAP SAAT**. Dokumen ini akan tetap tayang berdampingan dengan SK-SK lainnya secara akumulatif.

SKENARIO C

"Terjadi **Kebakaran Hebat** di wilayah pasar yang mengancam keselamatan banyak warga. Humas ingin mengumumkan jalur evakuasi."

ANALISIS & KEPUTUSAN:

Keadaan darurat! Informasi ini bersifat vital untuk keselamatan jiwa. Wajib pilih klasifikasi **SERTA MERTA**. Upload segera tanpa menunggu persetujuan birokrasi yang panjang demi keamanan publik.

Rumus Cepat Penentuan:

Gunakan logika ini setiap kali Bapak/Ibu memegang dokumen baru:

RUTIN/TERJADWAL

→ BERKALA

RIWAYAT/HUKUM/AKTIF

→ SETIAP SAAT

DARURAT/BAHAYA

→ SERTA MERTA

Panduan Teknis Pengisian Formulir

Langkah demi Langkah Menuju Publikasi Data Yang Sempurna

Navigasi Navbar Beranda

Pada Navbar Atas, klik menu KATEGORI INFORMASI > Pilih salah satu Kategori (Berkala/Setiap Saat/Serta Merta) > Klik Tombol Biru **+ TAMBAH INFORMASI**.

Identitas & Deskripsi Dokumen

A. Judul Informasi *

Format: [Nama Dokumen] [Nama OPD] [Tahun]

Gunakan huruf kapital di setiap awal kata untuk kerapihan.

B. Deskripsi Singkat

Jelaskan isi pokok dokumen di sini agar memudahkan warga...

C. Konten Informasi Lengkap (Opsional)

Digunakan jika ada narasi panjang yang menyertai dokumen...

Klasifikasi, Jenis & Status Aktif

Kategori Informasi *

Pilih Salah Satu

Berkala / Setiap Saat / Serta Merta

Jenis Dokumen

Pilih Sesuai Isi

Keuangan / Profil / Regulasi / dsb

Status Dokumen *

BERLAKU

ARSIP

Wajib BERLAKU untuk data baru!

Tahun & File Sumber

Tahun Dokumen *

29 / 04 / 2024

Masukkan tanggal dokumen ditandatangani.

Input Berkas (Pilih Salah Satu)

UPLOAD FILE (MAX 2MB) LINK DRIVE (> 2MB)

Jika banyak file, **WAJIB MERGE PDF** jadi 1 file.
Jika file di atas 2MB, simpan ke Google Drive unit Bapak/Ibu, lalu pilih opsi **Link Drive** dan copas linknya.

Simpan & Check Similarity

Klik tombol kuning **CHECK INFORMASI**. Sistem akan menganalisis judul dokumen. Jika terdeteksi dokumen sejenis dari tahun lalu, klik **GANTI** agar data lama masuk arsip secara otomatis.

CHECK INFORMASI SIMPAN INFORMASI

Masih Bingung Klasifikasinya?

Gunakan Asisten Kecerdasan Buatan (AI) Portal PPID

Saat Bapak/Ibu sedang mengisi Form Tambah Informasi, Bapak/Ibu bisa langsung bertanya ke AI dengan alur berikut:

Tahap 1

Klik tombol "Tanya Pedoman" di bagian header biru pada form Tambah Informasi.

Tahap 2

Akan muncul Pop-Up Pedoman ini. Di bagian bawahnya, klik tombol "Tanya AI".

Tahap 3

Modal AI Analis akan terbuka. Ketikkan **Judul Dokumen** dan **Tahun** secara lengkap.

Tahap 4

Tekan Tombol Biru "ANALISA DOKUMEN". AI akan langsung memberikan klasifikasi yang tepat!

Daftar Dokumen Wajib Unggah

Standar Layanan Informasi Publik per Unit Kerja (UU KIP)

Kelompok A: Dinas / Badan / RSUD

INFORMASI BERKALA

Renstra & Renja → Jenis Dokumen: Dokumen Strategis
LRA & Neraca → Jenis Dokumen: Informasi Keuangan
DPA & RKA → Jenis Dokumen: Program & Kegiatan
LAKIP / LKjIP → Jenis Dokumen: Laporan Kinerja Instansi
Profil Pimpinan & Struktur → Jenis Dokumen: Profil Badan Publik

INFORMASI SETIAP SAAT

SK Pejabat & Pegawai → Jenis Dokumen: Regulasi & Peraturan
SK Tim PPID Unit Kerja → Jenis Dokumen: Regulasi & Peraturan PENTING: Jika SK ini diperbaharui setiap tahun, ia tetap masuk kategori **SETIAP SAAT** karena merupakan landasan hukum operasional yang akumulatif (rekam jejak kebijakan).
MoU / Kerjasama → Jenis Dokumen: Peranjian Kerja Sama / MoU
Daftar Aset & Inventaris → Jenis Dokumen: Daftar Aset dan Inventaris
SOP & Standar Pelayanan → Jenis Dokumen: Standar Layanan & SOP PPID

Kelompok B: Inspektorat

INFORMASI BERKALA

PKPT / Program Audit → Jenis Dokumen: Program & Kegiatan
Ringkasan LHP → Jenis Dokumen: Laporan Kinerja Instansi
Laporan Harta Kekayaan → Jenis Dokumen: Informasi Organisasi & Kepegawaian

Catatan Khusus

Data Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) bersifat Dikecualikan jika masih dalam proses hukum atau mengandung rahasia negara sesuai Pasal 17 UU KIP.

Kelompok C: Kecamatan / Kelurahan / Desa

INFORMASI BERKALA

APBDes / RKPDes → Jenis Dokumen: Informasi Keuangan
LPPD & Monografi → Jenis Dokumen: Laporan Kinerja Instansi
Laporan PATEN → Jenis Dokumen: Laporan Kinerja Instansi
Profil Desa & Sejarah → Jenis Dokumen: Profil Badan Publik

INFORMASI SETIAP SAAT

Peraturan Desa / Perdes → Jenis Dokumen: Regulasi & Peraturan
Daftar Penduduk & Statistik → Jenis Dokumen: Pengumuman & Siaran Pers

Wajib Bagi Seluruh Unit (Informasi Serta Merta)

"Wajib Di-upload Seketika Terjadi Kejadian Darurat Tanpa Menunda!"

Peringatan Bencana Alam → Jenis Dokumen: Informasi Serta Merta
Informasi Wabah Penyakit → Jenis Dokumen: Informasi Serta Merta

Gangguan Layanan Vital → Jenis Dokumen: Informasi Serta Merta
Jalur Evakuasi Darurat → Jenis Dokumen: Informasi Serta Merta

Daftar Dokumen Spesifik (Individu)

Dokumen Unik Berdasarkan Fungsi Layanan Masing-Masing Unit

1 Khusus Layanan Kesehatan (RSUD / PUSKESMAS)

Izin Operasional RSUD/PKM → Jenis Dokumen: Standar Layanan & SOP PPID
Sertifikat Akreditasi Paripurna → Jenis Dokumen: Profil Badan Publik
Daftar Tenaga Medis & Spesialis → Jenis Dokumen: Informasi Organisasi & Kepegawaian
Tarif Layanan & Jenis Kamar → Jenis Dokumen: Standar Layanan & SOP PPID

2 Khusus Pengawasan (INSPEKTORAT)

Ikhtisar Hasil Pemeriksaan (IHPS) → Jenis Dokumen: Laporan Kinerja Instansi
SOP Pengawasan & Audit → Jenis Dokumen: Standar Layanan & SOP PPID
Daftar LHP Selesai Ditindaklanjuti → Jenis Dokumen: Laporan Kinerja Instansi

3 Khusus Pendidikan (DINAS PENDIDIKAN)

Daftar Sekolah & Guru → Jenis Dokumen: Informasi Organisasi & Kepegawaian
Kalender Akademik Daerah → Jenis Dokumen: Program & Kegiatan
Panduan PPDB Online → Jenis Dokumen: Pengumuman & Siaran Pers

4 Khusus Wilayah (DESA / KELURAHAN)

Peta Wilayah & Batas Desa → Jenis Dokumen: Profil Badan Publik
Daftar Tanah Kas Desa (TKD) → Jenis Dokumen: Daftar Aset dan Inventaris
Data Demografi Penduduk → Jenis Dokumen: Pengumuman & Siaran Pers

Tips Efisiensi Admin:

"Jika sebuah dokumen bisa masuk ke dua kategori (misal: SK Pimpinan yang diperbarui tiap tahun), prioritaskan landasan hukumnya. Gunakan **SETIAP SAAT** agar warga bisa melihat riwayat kebijakan unit Anda dari tahun ke tahun secara lengkap."

Layanan Transparansi

Public Requests & Survey Management

01. Memahami Permohonan Informasi

PERINGATAN PENTING:

Menu **Permohonan Informasi** adalah layanan khusus untuk **MASYARAKAT/WARGA**. Admin dilarang mengisi form ini atas nama sendiri!

Siapa Yang Mengisi?

Warga yang memerlukan data spesifik yang **BELUM TERSEDIA** di sistem, atau data yang **KURANG LENGKAP** dan membutuhkan rincian lebih detail dari unit kerja Anda.

Alur Bagi Masyarakat:

1 Warga harus **LOGIN** menggunakan akun Google resmi di portal PPID.

2 Klik menu TRANSPARANSI > Permohonan Informasi.

3 Klik + BUAT PERMOHONAN dan isi detail data yang dibutuhkan.

02. Tugas Admin Merespon Permohonan

Setiap ada permohonan masuk, Admin wajib memprosesnya tepat waktu sesuai standar pelayanan informasi.

PENDING

Artinya butuh respon segera!

PROSES / BALAS

Klik tombol ini untuk kirim jawaban.

Langkah Operasional:

Buka menu **TRANSPARANSI** > **Permohonan**.
Cari judul permohonan milik unit Anda.
Ketik jawaban atau unggah file dokumen yang diminta warga.
Klik SIMPAN. Status akan otomatis berubah menjadi SELESAI.

Layanan Survei Kepuasan PPID

Meningkatkan Kualitas Layanan Melalui Umpan Balik Pemohon

Setiap kali permohonan informasi telah **SELESAI** dijawab, Admin wajib mengarahkan warga tersebut untuk mengisi Survei.

Peran Admin Dalam Survei:

Berikan link Transparansi > Survei kepada warga setelah Anda mengirim jawaban dokumen.
Admin juga diperbolehkan mengisi survei ini bersama warga (mendampingi) untuk memastikan feedback masuk ke sistem.

Alur Pengisian Survei:

Menu Transparansi > Survei.

Klik tombol Isi Survei Sekarang.

Jawab pertanyaan kepuasan hingga selesai lalu tekan SIMPAN.

Panduan Khusus PBJ

Procurement & Tender Management

WAJIB BAGI BAGIAN PBJ!

"UPDATE DATA PAKET TENDER RUTIN SESUAI PROGRES FISIK YANG ADA DI LAPANGAN!"

01.
Menu PBJ > Input Paket.
Pastikan mengisi Pagu Anggaran & Nama Pemenang Tender dengan benar sesuai dokumen kontrak.

Sistem Panduan Mandiri
Dinas Kominfo Mandailing Natal

Beranda
Profil PPID Profil PPID

Profil PPID

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Visi

Silakan diisi dengan Visi PPID

Misi

1

Silakan diisi dengan Visi PPID

Struktur Organisasi PPID

Diagram organisasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Struktur Organisasi

Gambar struktur organisasi akan segera diunggah

Sedang dalam proses penyiapan

Hubungi Kami

Terhubung dengan PPID untuk informasi lebih lanjut

Detail Kontak

Alamat

Komplek Perkantoran Payaloting Panyabungan, Kab. Mandailing Natal Prov. Sumatera Utara

Telepon

08217861353

Email

ppid@mail.madina.go.id

Jam Operasional

Senin - Jumat: 08:00 - 16:00 WITA

Sabtu - Minggu: Tutup

Media Sosial & Website

Lokasi

Google Maps

Buka peta lengkap

Menu Aksesibilitas

Optimalkan tampilan sesuai kebutuhan Anda

Kontrol Suara (TTS)